Kurjerių tarnyba Nyderlandai, Vežame kiekvieną dieną

Kai pirmą kartą pradėjau dirbti su siuntų pervežimu į Nyderlandus, nustebau, kiek daug žmonių ieško patikimos kurjerių tarnybos, kuri vežtų ne retkarčiais, o reguliariai. Kasdien. Ir suprantu, kodėl – verslui reikia stabilumo, o ne loterijos, ar siunta pasieks gavėją laiku. Nyderlandai yra viena pagrindinių prekybos krypčių iš Lietuvos, ir poreikis tik auga. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tuo, ką žinau apie kasdienį siuntų vežimą į Nyderlandus – nuo to, kaip veikia tokios tarnybos, iki praktinių patarimų, kurie padės išvengti dažniausių nesklandumų. Nes teorija viena, o realybė kartais būna kitokia.

Paslaugos – kurjerių tarnyba Nyderlandai, vežame kiekvieną dieną

1. Ką reiškia „vežame kiekvieną dieną" praktiškai?

Tai reiškia, kad kurjerių tarnyba turi nustatytus maršrutus ir grafikus, pagal kuriuos siuntos išvyksta kasdien – darbo dienomis. Tai nereiškia, kad siunta bus pristatyta kitą dieną, bet tai reiškia, kad ji pradės keliauti be vėlavimo. Pavyzdžiui, jei atiduodate siuntą pirmadienį, ji išvyksta tą pačią dieną arba antradienio rytą. Priklausomai nuo maršruto, pristatymas gali užtrukti 2-4 darbo dienas. Svarbu suprasti skirtumą tarp „vežame kasdien" ir „pristatome kasdien" – tai ne tas pats. Vežimas yra procesas, pristatymas yra rezultatas. Ir tarp jų yra laiko tarpas, kuris priklauso nuo atstumo, muitinės (jei taikoma) ir kitų veiksnių.

2. Kokius maršrutus dengia kasdienė kurjerių tarnyba?

Dauguma Lietuvoje veikiančių kurjerių tarnybų, kurios veža į Nyderlandus kasdien, dengia pagrindinius miestus – Amsterdamą, Roterdamą, Hagą, Utrechtą, Eindhoveną. Bet ne visos pasiekia mažesnius miestus ar kaimo vietoves. Prieš renkantis tarnybą, visada patikrinkite, ar jie pristato į tą vietą, kur reikia. Vienas mano pažįstamas verslininkas ilgą laiką naudojosi viena tarnyba, kol sužinojo, kad jie nepristato į nedidelį miestelį, kuriame yra jo sandėlys. Jis tiesiog nebuvo patikrinęs. Dabar jis naudojasi kita tarnyba, kuri turi platesnį tinklą. Mažas dalykas, bet svarbus.

3. Ar kasdienė tarnyba reiškia greitesnį pristatymą?

Ne visada. Kasdienis vežimas reiškia, kad siunta nelaukia terminalo, kol susikaups pakankamai krovinių. Ji išvyksta pagal grafiką. Bet pristatymo greitis priklauso ir nuo kitų dalykų – atstumo, kelių būklės, gavėjo pasiekiamumo. Pavyzdžiui, siunta iš Vilniaus į Amsterdamą gali keliauti greičiau nei siunta iš to paties Vilniaus į mažą Nyderlandų miestelį, net jei atstumas panašus. Nes Amsterdamas turi tiesioginius maršrutus, o mažas miestelis gali reikalauti papildomo persiuntimo. Taigi „kasdien" yra apie reguliarumą, ne apie greitį. Nors, žinoma, reguliarumas dažnai reiškia ir greičiau nei nereguliarūs vežimai.

4. Kokios papildomos paslaugos siūlomos su kasdieniu vežimu?

Priklauso nuo tarnybos. Dažniausios papildomos paslaugos – siuntos paėmimas iš adreso, pristatymas iki durų, sekimas internetu, draudimas, sandėliavimas. Kai kurios tarnybos siūlo ir specifiškesnes paslaugas – pavyzdžiui, pristatymą konkrečiu laiku arba pristatymą su amžiaus patikrinimu (jei siunčiate alkoholį ar kitus ribojamus produktus). Dar viena naudinga paslauga – grąžinimo valdymas. Jei jūsų verslas siunčia prekes klientams ir kartais reikia jas grąžinti, tarnyba gali tvarkyti ir grąžinimus. Tai labai patogu, ypač jei turite daug mažų siuntų. Bet už visas šias paslaugas, žinoma, reikia mokėti.

Kainos – kurjerių tarnyba Nyderlandai, vežame kiekvieną dieną

5. Kiek kainuoja kasdienis siuntų vežimas į Nyderlandus?

Kainos labai priklauso nuo kiekio. Jei siunčiate vieną siuntą per savaitę, mokėsite standartinį tarifą – maždaug 15-30 eurų už siuntą iki 5 kg. Bet jei siunčiate 50 siuntų per savaitę, galite gauti kainą 8-12 eurų už siuntą. Tai didelis skirtumas. Dar reikia atsižvelgti į siuntos matmenis – ne tik svorį. Viena lengva, bet didelė dėžė gali kainuoti daugiau nei sunki, bet kompaktiška. Kainodara vežimo pasaulyje yra sudėtinga, ir kartais sunku suprasti, iš kur atsiranda tam tikri skaičiai. Geriausia prašyti detalaus kainoraščio ir palyginti kelis variantus.

6. Ar yra minimalus siuntų kiekis kasdieniam vežimui?

Kai kurios tarnybos turi minimalų kiekį – pavyzdžiui, bent 5 siuntos per savaitę. Kitos veža bet kokį kiekį, bet tada kaina už siuntą didesnė. Dar yra variantas, kai tarnyba siūlo fiksuotą mėnesinį mokestį už neribotą siuntų skaičių, bet tai paprastai tinka tik labai dideliems siuntėjams. Mano patirtis rodo, kad optimalus variantas mažam verslui yra tarnyba be minimalaus kiekio, bet su progresyviomis nuolaidomis – kuo daugiau siunčiate, tuo mažiau mokate už vienetą. Tai motyvuoja augti ir kartu suteikia lankstumo, jei vieną mėnesį siuntų mažiau.

7. Kaip palyginti skirtingų tarnybų kainas?

Pirmiausia reikia palyginti ne tik bazinę kainą, bet ir viską, kas įeina. Viena tarnyba gali atrodyti pigiau, bet už paėmimą iš adreso ima papildomai, už draudimą – papildomai, už sekimą – papildomai. Kita tarnyba gali būti brangesnė, bet viskas įskaičiuota. Todėl reikia skaičiuoti bendrą kainą su visais priedais. Dar vienas dalykas – paslėpti mokesčiai. Pavyzdžiui, mokestis už siuntos grąžinimą, jei gavėjas atsisako priimti. Arba mokestis už laikymą terminale, jei siunta neatsiimama per tam tikrą laiką. Visada klauskite apie visus galimus mokesčius prieš pasirašant sutartį.

8. Ar kainos skiriasi priklausomai nuo sezono?

Taip, ir tai gana reikšmingai. Kalėdiniu laikotarpiu (lapkritis-gruodis) kainos gali pakilti 20-30%, nes paklausa labai didelė. Vasarą kainos paprastai stabilesnės, bet gali būti vėlavimų dėl atostogų sezono – mažiau vairuotojų, daugiau krovinių. Dar vienas momentas – kai kurios tarnybos taiko „piko" mokesčius tam tikromis dienomis, pavyzdžiui, pirmadieniais, kai susikaupia savaitgalio siuntos. Jei galite lanksčiai planuoti siuntimus, venkite piko laikotarpių. Tai gali sutaupyti ne tik pinigų, bet ir nervų, nes piko metu dažniau pasitaiko vėlavimų.

Dokumentai – kurjerių tarnyba Nyderlandai, vežame kiekvieną dieną

9. Kokių dokumentų reikia kasdieniam siuntų vežimui?

Kasdieniam vežimui dokumentų reikalavimai tokie patys kaip ir vienkartiniam – komercinė sąskaita, pakavimo lapas, EORI numeris (jei siunčiate prekes). Bet yra vienas skirtumas – jei siunčiate reguliariai, verta pasidaryti šablonus, kad nereiktų kiekvieną kartą pildyti nuo nulio. Dauguma tarnybų turi savo sistemas, kur galima išsaugoti duomenis ir generuoti dokumentus automatiškai. Tai labai taupo laiką. Dar vienas dalykas – jei siunčiate tos pačios rūšies prekes, galite gauti išankstinį patvirtinimą iš vežėjo, kad nereiktų kiekvieną kartą tikrinti. Tai ypač naudinga, jei siunčiate maistą ar kitas prekes, kurioms taikomi specialūs reikalavimai.

10. Kaip tvarkyti dokumentus, kai siuntų daug?

Kai siuntų daug, rankinis dokumentų pildymas tampa košmaru. Geriausia investuoti į programinę įrangą, kuri automatiškai generuoja dokumentus pagal užsakymų duomenis. Tai gali būti integruota su jūsų e-parduotuve arba ERP sistema. Jei tokios galimybės nėra, bent jau naudokite Excel šablonus su formulėmis. Dar vienas variantas – kai kurios kurjerių tarnybos siūlo API integraciją, kuri leidžia automatiškai siųsti duomenis iš jūsų sistemos į jų sistemą. Tai reikalauja pradinio nustatymo, bet ilgainiui labai taupo laiką. Ir mažina klaidų tikimybę, nes duomenys nurašomi automatiškai, ne ranka.

11. Ar reikia kiekvienai siuntai atskiro dokumentų rinkinio?

Taip, kiekviena siunta turi turėti savo dokumentus. Net jei siunčiate 50 siuntų vienam gavėjui, kiekviena turi turėti atskirą komercinę sąskaitą ir pakavimo lapą. Bet čia yra gera žinia – jei naudojate programinę įrangą ar šablonus, tai nėra taip sudėtinga. Sistema sugeneruoja dokumentus automatiškai pagal siuntos duomenis. Vienas dalykas, kurį reikia žinoti – kai kurie vežėjai leidžia konsoliduotas sąskaitas, kai viena sąskaita apima kelias siuntas. Tai patogu apskaitai, bet kiekviena siunta vis tiek turi turėti savo atskirą dokumentą su unikaliu numeriu.

12. Kaip elgtis su grąžinimų dokumentais?

Grąžinimai yra atskira istorija. Jei gavėjas grąžina prekę, reikia naujų dokumentų – grąžinimo deklaracijos, kuri nurodo, kodėl prekė grąžinama, ir naujos komercinės sąskaitos su neigiama verte arba korekcine sąskaita. Tai gali būti painu, ypač PVM atžvilgiu. Jei prekė grąžinama, PVM turi būti koreguojamas. Geriausia pasitarti su buhalteriu, kaip teisingai tai atlikti. Ir dar vienas dalykas – kai kurios kurjerių tarnybos siūlo grąžinimo etiketes, kurias galite įdėti į siuntą iš anksto. Tada gavėjas tiesiog užklijuoja etiketę ir atiduoda siuntą kurjeriui. Tai labai supaprastina procesą.

Pakavimas – kurjerių tarnyba Nyderlandai, vežame kiekvieną dieną

13. Kaip pakuoti siuntas, jei siunčiate kasdien?

Kai siunčiate kasdien, pakavimas turi būti efektyvus. Tai reiškia, kad turite standartizuoti procesą – turėti tinkamų dydžių dėžes, pakavimo medžiagas ir aiškias instrukcijas darbuotojams. Viena dažniausių klaidų – naudoti per dideles dėžes mažoms prekėms. Tai ne tik brangiau (mokate už tuščią erdvę), bet ir rizikingiau, nes prekė gali judėti viduje. Geriau turėti 3-4 standartinių dydžių dėžes ir rinktis tinkamiausią kiekvienai siuntai. Dar vienas patarimas – investuokite į kokybiškas pakavimo medžiagas. Pigūs užpildai gali susispausti transportavimo metu ir prekė praranda apsaugą.

14. Ar verta investuoti į automatizuotą pakavimą?

Priklauso nuo kiekio. Jei siunčiate 5-10 siuntų per dieną, rankinis pakavimas yra pakankamas. Bet jei siunčiate 50 ar daugiau, verta pagalvoti apie automatizavimą. Tai gali būti paprasta – pavyzdžiui, dėžių formavimo mašina arba juostos klijavimo aparatas. Arba sudėtingiau – visiškai automatizuota pakavimo linija. Investicija gali atsipirkti per 6-12 mėnesių, priklausomai nuo to, kiek sutaupote darbo laiko. Bet neskubėkite – pirmiausia optimizuokite rankinį procesą, tada žiūrėkite, kur automatizavimas duotų daugiausia naudos.

15. Kaip žymėti siuntas, kad jos nepasimestų?

Kiekviena siunta turi turėti aiškią etiketę su siuntėjo ir gavėjo duomenimis, siuntos numeriu ir brūkšniniu kodu. Etiketė turi būti priklijuota ant viršaus arba ant vieno šono – ne ant kampo, ne ant krašto. Dar vienas dalykas – įdėkite antrą etiketę viduje, jei išorinė nuplyštų. Tai papildoma saugumo priemonė. Ir dar – jei siunčiate daug vienodų siuntų, pažymėkite jas taip, kad būtų galima atskirti. Pavyzdžiui, numeruokite „1 iš 5", „2 iš 5" ir t.t. Tai padeda, jei siuntos išsiskiria transportavimo metu.

16. Kokios dažniausios pakavimo klaidos?

Dažniausios klaidos – per mažas dėmesys vidiniam pakavimui (prekė juda dėžėje), per silpna lipni juosta (dėžė atsidaro), neteisingas svorio paskirstymas (sunkūs daiktai viršuje, lengvi apačioje) ir neaiškus ženklinimas. Dar viena klaida – naudoti senas, pažeistas dėžes. Taip, tai pigiau, bet rizika, kad dėžė suplyš transportavimo metu, daug didesnė. Ir galiausiai – per didelis pasitikėjimas „TRAPU" ženklu. Ženklas padeda, bet neapsaugo. Tikras apsauga yra geras pakavimas. Mačiau siuntų su „TRAPU" ženklu, kurios atkeliavo sudaužytos, nes viduje nebuvo jokio užpildo.

Pristatymas – kurjerių tarnyba Nyderlandai, vežame kiekvieną dieną

17. Koks pristatymo laikas kasdieniu maršrutu?

Paprastai 2-4 darbo dienos, priklausomai nuo to, iš kur Lietuvoje siunčiate ir kur Nyderlanduose reikia pristatyti. Iš Vilniaus ar Kauno į Amsterdamą – 2-3 dienos. Iš mažesnio miesto į atokesnę vietovę – 3-4 dienos. Bet tai tik orientaciniai skaičiai. Realybėje gali būti ir greičiau, ir lėčiau. Pavyzdžiui, jei siunta išvyksta penktadienį, ji gali stovėti terminale savaitgalį ir pradėti keliauti tik pirmadienį. Taigi faktinis pristatymo laikas gali būti ilgesnis nei skaičiuojant tik darbo dienas. Planuokite su atsarga, ypač jei siunta svarbi.

18. Ar galima pasirinkti pristatymo laiką?

Kai kurios tarnybos siūlo pristatymą konkrečiu laiko intervalu – pavyzdžiui, tarp 9 ir 12 valandos. Bet tai paprastai kainuoja papildomai. Ir ne visada garantuota – jei kurjeris vėluoja dėl eismo ar kitų priežasčių, laiko intervalas gali būti praleistas. Kitas variantas – pristatymas šeštadienį. Tai taip pat papildomai kainuoja ir ne visos tarnybos siūlo. Jei jums reikia tikslaus pristatymo laiko, geriausia rinktis tarnybą, kuri specializuojasi tokiose paslaugose. Jos dažniausiai brangesnės, bet patikimesnės.

19. Kaip veikia pristatymas į Nyderlandų įmones?

Pristatymas į įmones paprastai paprastesnis nei į privačius adresus. Įmonės turi nustatytas darbo valandas, priėmimo skyrius arba registratūras, kurios priima siuntas. Bet yra ir niuansų – kai kurios įmonės priima siuntas tik tam tikromis valandomis, kitos reikalauja išankstinio pranešimo. Dar vienas dalykas – didelės įmonės gali turėti savo vidinę pašto sistemą, ir siunta gali užtrukti papildomą dieną, kol pasieks konkretų asmenį. Todėl visada nurodykite ne tik įmonės pavadinimą, bet ir konkretų gavėją su skyriumi ar pareigomis.

20. Kas nutinka, jei gavėjas Nyderlanduose atsisako priimti siuntą?

Tai nutinka dažniau, nei galėtumėte pagalvoti. Priežastys gali būti įvairios – gavėjas nežinojo, kad kažkas siunčia, siunta atėjo ne tuo adresu, gavėjas persigalvojo dėl užsakymo. Tokiu atveju siunta grąžinama siuntėjui, ir siuntėjas turi sumokėti už grąžinimą. Tai gali būti brangu – kartais net brangiau nei pats siuntimas. Todėl svarbu informuoti gavėją iš anksto, kad siunta yra pakeliui. Ir dar – jei siunčiate prekes klientui, kuris jas užsakė, įsitikinkite, kad užsakymas patvirtintas prieš siunčiant. Tai sumažina atsisakymo riziką.

Problemos – kurjerių tarnyba Nyderlandai, vežame kiekvieną dieną

21. Ką daryti, jei kasdienis marštras vėluoja?

Vėlavimai nutinka net geriausioms tarnyboms. Svarbu turėti planą B. Jei siunta labai skubi, galite naudoti alternatyvų vežėją arba net siųsti lėktuvu (brangu, bet greita). Bet dažniausiai užtenka tiesiog sekti situaciją ir bendrauti su vežėju. Jei vėlavimas ilgesnis nei 2-3 dienos nuo numatyto pristatymo laiko, prašykite kompensacijos arba nuolaidos kitam siuntimui. Dauguma tarnybų turi vėlavimo kompensavimo politiką, bet ne visos apie tai garsiai kalba. Reikia klausti. Ir dar – dokumentuokite viską. Jei vėlavimas sukėlė jums nuostolių (praradote klientą, gavote baudą), turėsite įrodymų.

22. Kaip elgtis, kai siunta pažeidžiama kasdieniame vežime?

Tas pats principas kaip ir bet kuriam kitam vežimui – fiksuokite, praneškite, pateikite pretenziją. Bet kai siunčiate kasdien, pažeidimų gali būti daugiau vien dėl kiekio. Todėl svarbu turėti sistemą – kaip fiksuojate pažeidimus, kaip pateikiate pretenzijas, kaip sekate jų eigą. Kai kurios įmonės turi tam skirtą darbuotoją, kitos naudoja programinę įrangą. Svarbiausia – neignoruoti pažeidimų. Net jei viena siunta pažeista iš 100, tai vis tiek yra nuostolis. Ir jei pažeidimų daugėja, tai gali reikšti, kad kažkas negerai su vežėju arba su jūsų pakavimu.

23. Ar galima keisti kurjerių tarnybą, jei esama netenkina?

Žinoma. Bet prieš keičiant, verta išbandyti spręsti problemas su esama tarnyba. Kartais užtenka pasikalbėti su vadybininku ir situacija pagerėja. Jei ne, tada ieškokite alternatyvų. Svarbu – nesibaigite sutarties staiga, jei turite ilgalaikę sutartį. Gali būti baudos už ankstyvą nutraukimą. Geriau palaukti, kol sutartis baigiasi, arba derėtis dėl nutraukimo sąlygų. Ir dar – prieš pereinant prie naujos tarnybos, išbandykite ją su mažu kiekiu siuntų. Negalima visko mesti ir pereiti vienu metu – tai per daug rizikinga.

24. Kaip vertinti kurjerių tarnybos patikimumą?

Patikimumą vertinti pagal kelis kriterijus – pristatymo laiko laikymąsi, pažeidimų procentą, klientų aptarnavimo kokybę ir skaidrumą. Jei tarnyba nuolat vėluoja, dažnai pažeidžia siuntas, sunku susisiekti arba slepia informaciją apie problemas – tai blogi ženklai. Geriausia vertinti pagal savo patirtį, bet taip pat pasidomėti kitų klientų atsiliepimais. Ir dar vienas dalykas – patikrinkite, ar tarnyba turi reikiamas licencijas ir draudimus. Tai gali atrodyti formalumas, bet jei kas nors nutinka, tai labai svarbu.

Specifika – kurjerių tarnyba Nyderlandai, vežame kiekvieną dieną

25. Kuo skiriasi kasdienis vežimas į Nyderlandus nuo kitų krypčių?

Nyderlandai turi gerą infrastruktūrą ir logistikos tinklą, todėl pristatymas paprastai greitas ir patikimas. Bet yra ir specifinių dalykų – Nyderlandai turi griežtas taisykles dėl tam tikrų prekių importo, pavyzdžiui, augalų, sėklų, maisto produktų. Dar vienas skirtumas – Nyderlanduose labai populiarūs paštomatai, todėl kai kurie gavėjai gali prašyti pristatyti ne į namus, o į paštomatą. Tai gali būti patogiau, bet ne visos Lietuvos tarnybos tai siūlo. Ir dar – Nyderlanduose daug dviračių kurjerių, kas reiškia, kad paskutinė pristatymo atkarpa gali būti kitokia nei įprasta.

26. Kaip pasiruošti sezoniniams svyravimams siuntų sraute?

Sezoniniai svyravimai yra neišvengiami. Kalėdos, Juodasis penktadienis, mokslo metų pradžia – visi šie laikotarpiai reiškia didesnį siuntų srautą. Pasiruošimas reiškia, kad turite užsisakyti pakavimo medžiagas iš anksto, informuoti kurjerių tarnybą apie planuojamą siuntų kiekio padidėjimą ir turėti atsarginį planą, jei pagrindinė tarnyba nesusitvarko. Dar vienas patarimas – pradėkite siųsti anksčiau. Vietoj to, kad viską siųstumėte paskutinę savaitę prieš Kalėdas, pradėkite dvi savaites anksčiau. Tai sumažina stresą ir riziką, kad siuntos vėluos.

Kasdienė kurjerių tarnyba į Nyderlandus yra ne tik apie transportavimą – tai apie visą procesą, nuo pakavimo iki pristatymo, nuo dokumentų iki problemų sprendimo. Svarbiausia rasti patikimą partnerį, su kuriuo galite augti. Ir nepamirškite, kad net geriausia tarnyba kartais padaro klaidų. Svarbu, kaip jos sprendžia tas klaidas. Gera tarnyba pripažįsta problemas ir ieško sprendimų. Bloga – kaltina visus aplinkui. Rinkitės atsargiai, bet nebijokite keisti, jei reikia.