Siuntų siuntimas į Kopenhagą, Vežame kiekvieną dieną

Siųsti siuntą į Kopenhagą gali atrodyti kaip paprastas dalykas, bet iš tikrųjų yra daug niuansų, kuriuos verta žinoti. Aš dirbu šioje srityje ir galiu pasakyti – dažniausiai problemos kyla ne dėl vežėjų, o dėl to, kad siuntėjai nežino tam tikrų dalykų. Vienas vyras man skundėsi, kad jo siunta užstrigo muitinėje, nors siuntė tik drabužius. Pasirodo, jis nenurodė tikslo turinio – parašė „daiktai". Kitas žmogus siuntė trapią vazą ir nepažymėjo „fragile" – vaza atėjo sudaužyta. Šiame straipsnyje noriu pasidalinti savo patirtimi ir atsakyti į klausimus, kuriuos dažniausiai girdžiu iš klientų apie siuntų siuntimą į Kopenhagą.

Pasiruošimas – siuntų siuntimas į Kopenhagą

1. Ką reikia žinoti prieš siunčiant siuntą pirmą kartą?

Pirmas dalykas – pasirinkite patikimą vežėją. Antras – gerai supakuokite siuntą. Trečias – užpildykite visus reikiamus dokumentus. Ketvirtas – informuokite gavėją, kad siunta yra pakeliui. Atrodo paprasta, bet daugelis žmonių praleidžia bent vieną iš šių žingsnių. Pirmą kartą siunčiant gali būti daug klausimų – kokio dydžio dėžę pasirinkti, ką rašyti deklaracijoje, kiek kainuos. Nebijokite skambinti vežėjui ir klausti. Geri vežėjai mielai atsako į visus klausimus. Vienas mano klientas pirmą kartą siuntė siuntą ir skambino man tris kartus – klausė visko, nuo pakavimo iki mokėjimo. Po to jis pasakė, kad labai džiaugiasi, kad paskambino, nes kitaip būtų padaręs daug klaidų. Taigi, klauskite – tam vežėjai ir yra.

2. Kokio dydžio dėžę pasirinkti?

Dėžė turi būti tokio dydžio, kad siuntos turinys tilptų su pakankamai užpildo, bet nebūtų per daug tuščios vietos. Jeigu dėžė per didelė, siunta viduje judės ir gali susigadinti. Jeigu per mažė – daiktai bus suspausti arba dėžė plyš. Geriausia – palikti 2-3 centimetrus tarp daikto ir dėžės sienos, ir tą tarpą užpildyti burbuline plėvele arba putomis. Jeigu siunčite kelis daiktus, kiekvieną suvyniokite atskirai. Vienas mano pažįstamas bandė sutalpinti viską į mažiausią įmanomą dėžę, kad sutaupytų ant siuntimo. Dėžė plyšo kelyje, ir pusė daiktų iškrito. Jis ne tik prarado siuntą, bet dar ir turėjo mokėti už naują siuntimą. Taigi, ne taupykite ant dėžės dydžio.

3. Kaip pasirinkti tinkamą vežėją?

Yra keli kriterijai. Pirmiausia – patikimumas. Ar vežėjas turi gerą reputaciją? Ar turi draudimą? Ar siūlo sekimą? Antra – kaina. Ar kaina atitinka rinkos vidurkį? Jeigu per pigu – gali būti įtartina. Trečia – greitis. Per kiek laiko vežėjas pristato siuntą? Ketvirta – klientų aptarnavimas. Ar vežėjas atsako į skambučius? Ar sprendžia problemas? Penkta – papildomos paslaugos. Ar siūlo paėmimą iš namų? Ar padeda su dokumentais? Prieš pasirenkant vežėją, rekomenduočiau paskaityti atsiliepimus internete ir paklausti pažįstamų, ar jie turi patirties su tuo vežėju. Vienas mano draugas visada naudoja tą patį vežėją, nes prieš penkerius metus jis pristatė siuntą per dieną, kai visi kiti sakė, kad reikia trijų. Jis pasitiki tuo vežėju ir nekeičia.

4. Kokių klaidų dažniausiai daro siuntėjai?

Dažniausia klaida – neteisingas adreso formatas. Danijoje adresas rašomas kitaip nei Lietuvoje – gatvės pavadinimas, numeris, pašto kodas, miestas. Jeigu supainiojate, siunta gali keliauti ilgiau arba net pasimesti. Kita klaida – neteisingas svorio arba matmenų nurodymas. Tai gali pakeisti kainą arba sukelti problemų transportavimo metu. Trečia klaida – nepakankamas pakavimas. Ketvirta – dokumentų trūkumas. Penkta – neinformuotas gavėjas. Aš mačiau atvejį, kai siuntėjas nurodė gavėjo telefono numerį su Lietuvos kodu, o ne Danijos. Kurjeris Kopenhagoje negalėjo susisiekti su gavėju, ir siunta grįžo atgal. Tokios smulkmenos gali sukelti daug problemų. Taigi, būkite atidūs su detalėmis.

5. Ar reikia fotografuoti siuntą prieš išsiunčiant?

Tai ne privaloma, bet labai rekomenduojama. Fotografuokite ir siuntos turinį, ir supakuotą siuntą su etikete. Tai yra jūsų įrodymas, jeigu kas nors nutinka. Pavyzdžiui, jeigu siunta atvyksta sugadinta, galite parodyti nuotrauką, kaip ji atrodė prieš išsiunčiant. Arba jeigu vežėjas teigia, kad siunta buvo netinkamai supakuota, jūs galite parodyti, kad ji buvo supakuota gerai. Vienas mano klientas visada fotografuoja siuntas prieš išsiunčiant – ir tai jau du kartus padėjo jam laikyti pretenziją. Pirmą kartą vežėjas teigė, kad siunta buvo netinkamai supakuota, bet nuotrauka įrodė, kad ji buvo supakuota puikiai. Antrą kartą siunta atėgo be vieno daikto, ir nuotrauka įrodė, kad jis buvo viduje prieš išsiunčiant. Taigi, fotografuokite – tai užtrunka minutę, bet gali sutaupyti daug nervų.

Dokumentai – siuntų siuntimas į Kopenhagą

6. Kokie dokumentai būtini siunčiant asmeninę siuntą?

Asmeninei siuntai reikia minimalių dokumentų – siuntos deklaracijos, kurioje nurodytas turinys, vertė, siuntėjo ir gavėjo duomenys. Dauguma vežėjų turi standartinę formą, kurią reikia užpildyti. Be to, gali reikėti asmens tapatybės dokumento, jeigu siuntos vertė didelė arba siunčiami tam tikri daiktai. Bet paprastai pakanka tik deklaracijos. Vienas dalykas, kurį verta žinoti – deklaracija turi būti užpildyta aiškiai ir be klaidų. Jeigu vežėjas negali perskaityti jūsų rašysenos, siunta gali būti sulaikyta. Todėl rekomenduočiau užpildyti deklaraciją kompiuteriu arba labai aiškiai rašyti ranka. Mačiau atvejį, kai deklaracijoje adresas buvo parašytas taip neaiškiai, kad vežėjas negalėjo suprasti gatvės pavadinimo. Siunta vėlavo dvi dienas, kol viskas buvo išsiaiškinta.

7. Kuo skiriasi asmeninė ir komercinė siunta?

Asmeninė siunta – tai siunta, kurios turinys yra asmeniniai daiktai, skirti gavėjo asmeniniam naudojimui. Komercinė siunta – tai siunta, kurios turinys yra prekės, skirtos pardavimui arba verslui. Skirtumas svarbus, nes komercinėms siuntoms taikomi papildomi reikalavimai – sąskaita faktūra, kilmės sertifikatas, PVM deklaracija. Jeigu siunčiate asmeninius daiktus, bet muitinė nusprendžia, kad tai komercinė siunta (pavyzdžiui, jeigu siunčiate 20 identiškų marškinėlių), gali kilti problemų. Todėl, jeigu siunčiate kažką, kas atrodo kaip komercinė siunta, bet iš tikrųjų yra asmeninė, būkite pasiruošę paaiškinti. Vienas mano pažįstamas siuntė 10 butelių vyno savo vestuvėms Kopenhagoje – muitinė norėjo traktuoti tai kaip komercinę siuntą, bet jis paaiškino situaciją ir viskas baigėsi gerai.

8. Kaip teisingai nurodyti siuntos vertę?

Siuntos vertė turi atitikti tikrąją vertę – ne pirkimo kainą, o dabartinę vertę. Jeigu siunčiate naudotus drabužius, nurodykite jų dabartinę vertę, kuri paprastai yra mažesnė nei pirkimo kaina. Jeigu siunčiate naują daiktą, nurodykite pirkimo kainą. Bet čia yra vienas dalykas – jeigu nurodysite per mažą vertę ir siunta pasimes, draudimo kompensacija bus maža. Jeigu nurodysite per didelę vertę, draudimo kaina bus didesnė. Taigi, raskite aukso vidurį. Be to, muitinė gali patikrinti vertę, jeigu ji atrodo įtartinai maža arba didelė. Vienas mano klientas nurodė 5 eurų vertę siuntai su elektronika, kuri realiai kainavo 500 eurų. Muitinė patikrino, rado skirtumą ir sulaikė siuntą. Jis turėjo mokėti baudą. Taigi, būkite sąžiningi su verte.

9. Ar reikia pildyti muitinės deklaraciją siunčiant ES viduje?

Ne, muitinės deklaracijos nereikia, jeigu siunčiate iš vienos ES šalies į kitą. Lietuva ir Danija abi yra ES narės, todėl siuntos juda laisvai be muitinės formalumų. Bet reikia pildyti vežėjo deklaraciją – tai kita deklaracija, kuri skirta vežėjui, o ne muitinei. Joje nurodomas siuntos turinys, vertė ir gavėjo duomenys. Kartais žmonės painioja šias dvi deklaracijas ir pildo muitinės deklaraciją, kurios nereikia. Tai ne klaida, bet bereikalingas darbas. Taigi, siunčiant į Kopenhagą iš Lietuvos, reikia tik vežėjo deklaracijos. Muitinės deklaracijos reikia tik tada, kai siunčiate iš ne ES šalies arba į ne ES šalį.

10. Ką daryti, jeigu neteisingai užpildžiau dokumentus?

Priklauso nuo to, kada pastebėjote klaidą. Jeigu dar neperdavėte siuntos vežėjui, tiesiog užpildykite naują formą. Jeigu jau perdavėte, susisiekite su vežėju kuo greičiau ir praneškite apie klaidą. Vežėjas gali pakeisti dokumentus, jeigu siunta dar neišvyko. Jeigu siunta jau kelyje, pakeitimas gali būti sudėtingesnis, bet vis dar įmanomas. Svarbiausia – neignoruokite klaidos. Vienas mano klientas pastebėjo, kad neteisingai nurodė gavėjo telefono numerį, bet nieko nedarė – galvojo, kad nebus problemų. Siunta atėjo į Kopenhagą, kurjeris negalėjo susisiekti su gavėju, ir siunta grįžo atgal. Jis turėjo mokėti už grąžinimą ir vėl už siuntimą. Taigi, jeigu pastebėjote klaidą, ištaisykite ją kuo greičiau.

Pakavimas – siuntų siuntimas į Kopenhagą

11. Kokios medžiagos tinkamiausios pakavimui?

Priklauso nuo to, ką siunčiate. Bendrai tariant, reikia trijų dalykų: tvirtos dėžės, užpildo ir lipnios juostos. Dėžė turi būti iš gofruoto kartono, ne per plono. Užpildui tinka burbulinė plėvelė, putų polistirolas, laikraščiai arba specialios pripučiamos pagalvėlės. Lipnią juostą rinkitės stiprią, ne tą pigią, kuri atsiklijuoja. Be to, jeigu siunčiate trapius daiktus, naudokite „fragile" lipdukus. Jeigu siunčiate daiktus, kuriems kenkia drėgmės, įdėkite juos į plastikinį maišelį. Vienas mano pažįstamas siuntė knygas be jokios apsaugos nuo drėgmės – per lietų dėžė praleido vandenį, ir knygos atėjo supuvusios. Po to jis visada naudoja plastikinį maišelį. Gera pakuotė yra pigesnė nei nauja siunta.

12. Kaip supakuoti trapius daiktus?

Trapiems daiktams reikia ypatingo dėmesio. Pirmiausia – kiekvieną daiktą suvyniokite atskirai į burbulinę plėvelę, bent 2-3 sluoksnius. Antra – sudėkite daiktus į dėžę taip, kad jie nesiliestų vienas su kitu – tarp jų palikite užpildo. Trečia – dėžės apačią, šonus ir viršų užpildykite putomis arba burbuline plėvele, kad daiktai nejudėtų. Ketvirta – naudokite dvigubą dėžę – vieną dėžę į kitą, su užpildu tarp jų. Penkta – aiškiai pažymėkite dėžę „fragile" ir „this side up". Tai atrodo daug darbo, bet trapiems daiktams būtina. Vienas mano klientas siuntė porceliano servizą ir padarė viską, ką minėjau – servizas atėjo sveikas. Kitas klientas siuntė tą patį be tinkamo pakavimo – pusė servizo sudaužyta. Skirtumas – tik pakavime.

13. Kaip supakuoti drabužius?

Drabužiai yra vienas paprasčiausių dalykų supakuoti. Sudėkite juos į plastikinį maišelį, kad apsaugotumėte nuo drėgmės, tada į dėžę. Jeigu drabužiai vertingi – pavyzdžiui, kostiumas arba suknelė – naudokite specialų drabužių krepšį arba suvyniokite į švarų popierių. Nebūtina naudoti burbulinės plėvelės drabužiams, nebent jie labai brangūs. Vienas dalykas – jeigu siunčiate daug drabužių, nespauskite jų į mažą dėžę. Drabužiai gali susiglamžyti, ir gavėjas turės juos lyginti. Geriau naudoti didesnę dėžę su pakankamai vietos. Be to, jeigu siunčiate batus, įdėkite juos į atskirą maišelį, kad nesuteptų kitų drabužių. Tai paprastos taisyklės, bet jos veikia.

14. Kaip supakuoti elektroniką?

Elektronika yra jautri ir brangi, todėl reikia kruopščiai supakuoti. Pirmiausia – jeigu turite originalią dėžę su putomis, naudokite ją. Tai geriausia apsauga. Jeigu ne, suvyniokite į burbulinę plėvelę, tada į dėžę su putomis arba putų polistirolu. Antra – nuimkite baterijas, jeigu įmanoma, ir supakuokite jas atskirai. Trečia – jeigu siunčiate kompiuterį arba telefoną, išimkite SIM kortelę ir atminties kortelę. Ketvirta – pažymėkite dėžę „electronics" ir „fragile". Penkta – apsidrauskite, jeigu elektronika brangi. Vienas mano klientas siuntė nešiojamą kompiuterį be burbulinės plėvelės – tik dėžėje. Kompiuteris atėgo su įskilusiu ekranu. Po to jis visada naudoja burbulinę plėvelę. Taigi, nekartokite jo klaidos.

15. Ar galima siųsti daiktus be dėžės, tik supakuotus į maišą?

Ne, tai labai nerekomenduojama. Maišas neapsaugo nuo smūgių, drėgmės arba suspaudimo. Be to, maišas gali plyšti kelyje, ir daiktai iškris. Vežėjai paprastai atsisako priimti siuntas, supakuotas tik į maišą, arba reikalauja papildomo mokesčio už netinkamą pakuotę. Vienintelė išimtis – tekstilė (drabužiai, patalynė), kuri gali būti siunčiama specialiuose tekstilės maišuose, bet net ir tai rekomenduočiau dėti į dėžę. Vienas mano pažįstamas bandė siųsti pagalvę maiše – maišas plyšo kelyje, ir pagalvė iškrito. Laimei, pagalvė nebuvo brangi, bet jis turėjo siųsti naują. Taigi, visada naudokite dėžę – tai ne tik apsaugo siuntą, bet ir palieka geresnį įspūdį gavėjui.

Siuntimas – siuntų siuntimas į Kopenhagą

16. Kaip užregistruoti siuntą internetu?

Dauguma vežėjų turi internetines sistemas, kuriose galite užregistruoti siuntą. Procesas paprastai atrodo taip: sukuriate paskyrą arba prisijungiate kaip svečias, įvedate siuntos duomenis – svorį, matmenis, turinį, siuntėjo ir gavėjo informaciją. Tada sistema paskaičiuoja kainą. Jeigu tinka, apmokate internetu arba pasirenkate mokėjimą grynaisiais kurjeriui. Po to gaunate siuntos etiketę, kurią reikia atsispausdinti ir priklijuoti ant dėžės. Visa tai trunka 5-10 minučių. Vienas patarimas – prieš mokėdami, dar kartą patikrinkite visus duomenis. Vienas mano klientas įvedė neteisingą pašto kodą ir pastebėjo tik po to, kai jau sumokėjo. Teko skambinti vežėjui ir prašyti pakeisti. Tai papildomas darbas, kurio galima išvengti.

17. Kaip paruošti siuntą atidavimui kurjeriui?

Pirmiausia – įsitikinkite, kad siunta gerai supakuota. Antra – priklijuokite etiketę su siuntos numeriu ir gavėjo adresu. Trečia – turėkite pasiruošę dokumentus – deklaraciją, jeigu reikia. Ketvirta – būkite pasiekiami nurodytu adresu nurodytu laiku. Kurjeris paprastai skambina prieš atvažiuodamas, bet ne visada. Penkta – atiduodami siuntą, paprašykite kvito arba patvirtinimo. Tai yra jūsų įrodymas, kad perdavėte siuntą. Vienas mano pažįstamas atidavė siuntą kurjeriui, bet negavo jokio patvirtinimo. Po savaitės paaiškėjo, kad siunta nebuvo užregistruota – kurjeris pamiršto nuskaityti barkodą. Laimei, siuntą surado, bet tai užtruko papildomą savaitę. Taigi, visada prašykite patvirtinimo.

18. Ką daryti, jeigu kurjeris neatvyksta?

Pirmiausia – palaukite. Kartais kurjeris vėluoja dėl eismo arba kitų priežasčių. Jeigu po valandos ar dviejų kurjerio vis dar nėra, skambinkite vežėjui. Gali būti, kad užsakymas nebuvo tinkamai užregistruotas arba kurjeris pamiršo. Vežėjas turėtų organizuoti pakartotinį atvykimą tą pačią dieną arba kitą dieną. Jeigu vežėjas negali padėti, ieškokite kito vežėjo arba patys atvežkite siuntą į terminalą. Vienas mano klientas laukė kurjerio visą dieną – kurjeris neatvyko. Paskambinus vežėjui paaiškėjo, kad kurjeris atvyko, bet ne tame adrese – sistema supainiojo gatvių pavadinimus. Kitą dieną kurjeris atvyko teisingu adresu. Taigi, pasitaiko klaidų, bet jos išsprendžiamos.

19. Ar galima keisti siuntos duomenis po užregistravimo?

Kartais galima, bet ne visada. Jeigu siunta dar neišvyko, vežėjas gali pakeisti duomenis – adresą, svorį, pristatymo būdą. Bet jeigu siunta jau kelyje, pakeitimas gali būti sudėtingas arba neįmanomas. Be to, už pakeitimą gali būti taikomas papildomas mokestis. Geriausia – prieš užregistruojant dar kartą patikrinti visus duomenis. Vienas mano klientas užregistravo siuntą, o po to pastebėjo, kad nurodė neteisingą gavėjo vardą. Paskambinus vežėjui, pakeitė per penkias minutes, nes siunta dar buvo sandėlyje. Bet jeigu būtų pastebėjęs po dienos, galbūt nebūtų galėjęs pakeisti. Taigi, būkite atidūs prieš užregistruodami.

20. Kaip gauti siuntos sekimo numerį?

Sekimo numerį gaunate iš karto po to, kai užregistruojate siuntą ir apmokate. Jis būna nurodytas patvirtinimo el. laiške arba SMS žinutėje. Be to, sekimo numeris yra ant siuntos etiketės, kurią priklijuojate ant dėžės. Jeigu negavote sekimo numerio, susisiekite su vežėju.