Išsiuntimas Olandija, Vežame kiekvieną dieną

Kai prieš penkerius metus pradėjome vežti siuntas į Olandiją, maršrutas buvo rečiau užkrautas. Dabar – vos spėjame suktis. Lietuvių bendruomenė Nyderlanduose auga, verslo ryšiai stiprėja, o poreikis patikimam ir greitam siuntų pristatymui tik didėja. Išsiuntimas į Olandiją tapo beveik kasdieniu reikalu – tiek privatiems asmenims, tiek įmonėms. Šiame straipsnyje papasakosiu viską, ką reikia žinoti apie siuntų išsiuntimą į Olandiją. Ne teoriškai, o remiantis realia patirtimi – tą, kurią sukaupėme per tūkstančius pristatytų siuntų.

Procesas – išsiuntimas į Olandiją

1. Kaip prasideda siuntos išsiuntimo procesas?

Viskas prasideda nuo skambučio arba žinutės. Paskambinate, pasakote, ką norite išsiųsti, iš kur ir kur. Mes tada paskaičiuojame kainą, suderiname paėmimo laiką. Paprasta. Bet už šios paprastybės slepiasi nemažai logistikos – reikia suderinti maršrutą, patikrinti, ar siunta tinkamai supakuota, ar dokumentai tvarkingi. Kartais procesas užtrunka penkias minutes, kartais – pusvalandį, jei siunta sudėtinga. Svarbiausia – pradėti nuo aiškios informacijos. Kuo daugiau detalių iš karto, tuo sklandžiau viskas vyksta.

2. Ką reikia paruošti prieš išsiunčiant?

Trys dalykai: siuntą, dokumentus ir informaciją. Siunta – supakuota, užklijuota, su aiškiu gavėjo adresu. Dokumentai – siuntos deklaracija, o jei verslo siunta – komercinė sąskaita. Informacija – gavėjo telefono numeris (labai svarbu), tikslus adresas, pageidaujamas pristatymo laikas. Skamba paprastai, bet nustebsite, kiek dažnai kažko trūksta. Praėjusią savaitę vienas klientas užsakė išsiuntimą, bet pamiršo nurodyti gavėjo telefono numerį. Kurjeris važiavo į Amsterdamą, o gavėjo pasiekti negalėjo. Pusė dieno prarasta.

3. Kada paimate siuntą iš siuntėjo?

Paprastai tą pačią dieną arba kitą dieną ryte. Priklauso nuo to, kada gauname užsakymą. Jei paskambinate iki pietų, dažniausiai spėjame paimti tą pačią dieną. Jei po pietų – kitą dieną. Yra ir skubaus paėmimo galimybė, bet tai kainuoja papildomai. Mūsų vairuotojai važinėja po visą Lietuvą, bet logiška, kad Vilniuje ar Kaune paimti greičiau nei, tarkim, Utenoje ar Mažeikiuose. Bet kokiu atveju – stengiamės, kad ilgai laukti nereikėtų.

4. Ar galima atvežti siuntą tiesiai į jūsų biurą?

Taip, galima. Turime biurą Vilniuje, kur priimame siuntas. Jei patogiau atvežti pačiam – prašome. Kartais taip net greičiau, nes nereikia laukti, kol vairuotojas atvažiuos. Tik rekomenduoju paskambinti prieš atvykstant – kad žinotume, jog laukti siuntos. Būna, kad žmogus atvažiuoja, o mūsų vairuotojai išvažiavę, biure nieko nėra. Nemalonu visiems. Skambutis prieš – penkios sekundės, bet išsprendžia daug problemų.

5. Kaip sužinoti, kad siunta sėkmingai išsiųsta?

Gaunate patvirtinimą – SMS arba el. laišką – kai siunta paimta. Tada sekimo numerį, su kuriuo galite stebėti siuntos kelią. Ir galiausiai pranešimą, kai siunta pristatyta. Visa sistema sukurta taip, kad jums nereikėtų skambinti ir klausinėti. Bet jei norite paskambinti – visada galite. Kartais klientai skambina ne todėl, kad sistema neveikia, o todėl, kad nori išgirsti gyvą balsą. Ir tai visiškai normalu.

Laikas – siuntos į Olandiją greitis

6. Per kiek laiko siunta pasiekia Olandiją?

Standartinis pristatymas – 2-4 darbo dienos. Express – 24-48 valandos. Bet čia reikia suprasti vieną dalyką: laikas skaičiuojamas nuo siuntos paėmimo, ne nuo užsakymo. Jei užsakėte pirmadienį, paėmėme antradienį, tai standartinis pristatymas reiškia, kad siunta bus ketvirtadienį arba penktadienį. Olandija nėra toli – apie 1500-1800 kilometrų priklausomai nuo maršruto, bet reikia įsivertinti poilsio laiką vairuotojams, galimus spūstis, sienos kirtimą. Realiai – automobiliu tai dvi dienos kelio.

7. Ar galima pasirinkti tikslų pristatymo laiką?

Galima bandyti, bet garantuoti sunku. Jei reikia, kad siunta būtų pristatyta, tarkim, penktadienį iki 12 valandos – tai galime stengtis, bet negalime pažadėti šimtu procentų. Kelyje nutinka visko. Bet jei tai labai svarbu – pavyzdžiui, dokumentai notarui su griežtu terminu – tada organizuojame express pristatymą su tiesioginiu maršrutu. Tokiu atveju tikimybė, kad viskas bus laiku, labai didelė. Kainuoja daugiau, bet kartais kitaip negalima.

8. Kas nutinka, jei gavėjas nepasiekiamas pristatymo metu?

Bandome susisiekti telefonu. Jei nepavyksta – paliekame pranešimą, kad bandėme pristatyti. Tada deriname kitą bandymą. Paprastai antras bandymas būna kitą dieną. Jei ir tada nepavyksta – siunta grįžta į sandėlį ir laukiame, kol siuntėjas nurodys, ką daryti toliau. Tai nėra idealus scenarijus, bet nutinka. Ypač vasarą, kai žmonės atostogauja. Todėl visada prašome gavėjo telefono numerio – be jo pristatymas tampa loterija.

9. Ar savaitgaliais siuntos juda?

Taip, bet ne taip intensyviai kaip darbo dienomis. Šeštadieniais vežame pagal poreikį – jei yra pakankamai siuntų, maršrutas vyksta. Sekmadieniais – tik skubiais atvejais. Savaitgalio pristatymas kainuoja papildomai, bet skirtumas nėra didelis. Jei žinote, kad siunta turi būti pristatyta šeštadienį – geriau tai suderinti iš anksto, kad galėtume suplanuoti.

10. Kaip veikia siuntos sekimas?

Gaunate unikalų numerį, kurį suvedate į mūsų sekimo sistemą. Sistema rodo siuntos būseną realiu laiku: paimta, išvyko iš Lietuvos, kirto sieną, pristatyta. Paprasta ir aišku. Bet pripažįstu – kartais sistema vėluoja atnaujinti informaciją, ypač jei vairuotojas pamiršta nuskenuoti siuntą. Tada skambinate mums, mes patikriname rankiniu būdu. Technologijos gerai, bet gyvas žmogus vis dar reikalingas.

Kaina – išsiuntimas Olandija kainos

11. Nuo ko priklauso išsiuntimo kaina?

Trijų dalykų: svorio, matmenų ir skubumo. Lengva siunta iki 5 kg – 15-25 eurų. Sunkesnė, 20-30 kg – 40-60 eurų. Express – dvigubai daugiau. Bet tai tik orientacinės kainos. Galutinė suma priklauso ir nuo to, iš kur paimame, kur pristatome, ar siunta standartinė, ar nestandartinė. Pavyzdžiui, dviratis sveria tiek pat, kokia nors dėžė, bet užima daugiau vietos – todėl kaina kitokia. Logika paprasta: kuo daugiau vietos užima, tuo brangiau.

12. Ar yra paslėptų mokesčių?

Ne paslėptų, bet būna papildomų. Pavyzdžiui, jei siunta netinkamai supakuota – siūlome supakuoti už papildomą mokestį. Jei reikia antro bandymo pristatyti – irgi gali kainuoti. Jei siunta sunkesnė nei nurodyta – perskaičiuojame. Visa tai mes pasakome prieš užsakymą, bet kartais klientai ne viską išgirsta. Todėl visada siunčiame ir raštišką pasiūlymą su visomis kainomis – kad nebūtų netikėtumų.

13. Kaip gauti geriausią kainą?

Siųsti daugiau vienu kartu. Skamba paprastai, bet taip yra. Jei turite penkias siuntas į Olandiją, geriau jas sujungti į vieną užsakymą nei siųsti po vieną. Kaina už vieną siuntą bus mažesnė. Taip pat – lankstumas dėl pristatymo laiko. Jei nereikia skubėti, galime sujungti su kitomis siuntomis ir sumažinti kainą. Ir dar – reguliarumas. Jei siunčiate kas savaitę, kalbamės apie nuolaidas.

14. Ar kaina skiriasi priklausomai nuo Olandijos miesto?

Šiek tiek. Amsterdamas, Roterdamas, Haga – dideli miestai, lengva pristatyti. Bet jei reikia vežti į mažesnį miestelį, nutolusį nuo pagrindinių maršrutų, kaina gali būti didesnė. Pavyzdžiui, pristatymas į Maastrichtą arba Groningeną gali kainuoti daugiau nei į Amsterdamą, paprasčiausiai dėl papildomų kilometrų. Skirtumas nėra drastiškas – 5-10 eurų – bet yra.

15. Kada reikia mokėti?

Naujiems klientams – iš anksto. Tai standartinė praktika, nieko asmeniško. Po kelių sėkmingų siuntų galime kalbėtis apie atidėtą mokėjimą. Verslo klientams, kurie siunčia reguliariai, siūlome mėnesinę sąskaitą – patogu, nereikia kiekvieną kartą mokėti atskirai. Bet pirmas kartas – visada avansas arba mokėjimas prieš paėmimą. Taip saugiau visiems.

Dokumentai – siuntos deklaracija Olandija

16. Kokių dokumentų reikia išsiunčiant į Olandiją?

Asmeninėms siuntoms – siuntos deklaracija. Joje nurodote, kas siunčiama, kiek, kokia vertė. Užpildoma per kelias minutes. Verslo siuntoms – komercinė sąskaita (commercial invoice) su prekių aprašymu, kiekiu, verte, HS kodais. Jei siunčiate maistą – papildomi sertifikatai. Vaistus – receptą arba gydytojo pažymą. Kiekvienai siuntų kategorijai – savo dokumentai. Sąrašas ilgas, bet mes padedame suprasti, ko reikia.

17. Ar reikia muitinės dokumentų?

Kadangi Olandija yra ES, muitinės procedūrų paprastai nėra. Siuntos juda laisvai. Bet yra išimčių – labai didelės vertės prekės, akcizinės prekės (alkoholis, tabakas), tam tikros pramoninės prekės. Tada gali reikėti Intrastato deklaracijos ar kitų dokumentų. Bet tai labiau verslo reikalas. Asmeninėms siuntoms tarp Lietuvos ir Olandijos – jokių muitinių kliūčių.

18. Ką daryti, jei dokumentai užpildyti neteisingai?

Priklauso nuo to, kada pastebime. Jei prieš išsiunčiant – pataisome kartu su jumis. Jei siunta jau pakeliui – bandome pataisyti nuotoliu, bet kartais tenka stabdyti siuntą. Tai nemalonu, bet geriau nei kad siunta grįžtų atgal arba įstrigtų. Vieną kartą klientas nurodė neteisingą gavėjo pavardę – skiriasi viena raidė. Atrodo smulkmena, bet kurjeris negalėjo pristatyti, nes gavėjo asmens dokumente pavardė kitokia. Užtruko dvi dienas, kol viską išsiaiškinome.

19. Ar galima siųsti be dokumentų?

Ne. Net mažiausiai siuntai reikia bent minimalios informacijos. Be dokumentų mes negalime priimti siuntos – tai mūsų atsakomybė ir reikalavimas. Suprantu, kartais atrodo, kad pildyti dokumentus dėl vienos knygos ar megztinio – perteklinė biurokratija. Bet taip veikia sistema. Ir iš tiesų – užtrunka vos kelias minutes.

Pakavimas – siuntos saugumas Olandija

20. Kaip tinkamai supakuoti siuntą?

Tvirta dėžė, užpildymas viduje, aiškus adresas. Trys pagrindiniai dalykai. Užpildymas gali būti bet kas – putplastis, burbulinė plėvelė, susmulkintas popierius. Svarbu, kad turinys nejudėtų. Jei siunčiate kažką trapaus – pažymėkite. Ir dar – lipdukai turi būti tvirti, nesuplyšę, su aiškiu gavėjo adresu ir telefono numeriu. Jei lipdukas nukris kelyje – siunta taps bevardė. Tai nutinka retai, bet nutinka.

21. Ar jūs galite supakuoti siuntą?

Galime. Ypač jei tai nestandartinis daiktas – paveikslas, veidrodis, elektronika. Turime medžiagų, žinome, kaip padaryti saugiai. Kainuoja papildomai, bet dažnai pigiau nei kompensuoti sugadintą daiktą. Vieną kartą klientas atsiuntė nuotrauką – norėjo išsiųsti senovinį laikrodį, suvyniotą į laikraštį. Pasiūlėme profesionalų pakavimą. Sutiko. Laikrodis pasiekė Olandiją sveikas. Jei būtume vežę su laikraščiu – nežinau.

22. Ką daryti su didelėmis siuntomis?

Pranešti iš anksto. Didelių gabaritų siuntos – baldai, dviračiai, sporto įranga – reikalauja specialaus planavimo. Reikia žinoti tikslius matmenis, kad galėtume suplanuoti, kur ją dėti automobilyje. Kartais tenka siųsti atskiru transportu. Kaina kitokia nei standartinės siuntos, bet ne kosminė. Svarbiausia – tikslūs matmenys. „Maždaug du metrai" – ne atsakymas. Reikia tiksliai.

Draudimas – siuntos apsauga Olandija

23. Ar siuntos draustos?

Pagrindinis draudimas įeina į kainą – iki 100-200 eurų. Jei siuntos vertė didesnė, rekomenduojame papildomą draudimą. Kainuoja 1-3 procentus nuo vertės. Ar verta? Priklauso. Dokumentai ar drabužiai – gal ir ne. Brangi elektronika ar papuošalai – tikrai taip. Draudimas nėra privalomas, bet ramybė kainuoja nedaug.

24. Ką daryti, jei siunta prarandama arba sugadinama?

Pranešti kuo greičiau. Reikia nuotraukų, jei sugadinta, arba patvirtinimo, kad negauta. Tada pradedame tyrimą. Jei mūsų kaltė – kompensuojame. Procesas kartais užtrunka, bet stengiamės spręsti greitai. Per visą darbo praktiką praradome vos kelias siuntas, bet kiekvienas toks atvejis – pamoka.

25. Kaip apskaičiuojama kompensacija?

Pagal deklaruotą vertę. Jei nurodėte 500 eurų – kompensuojame 500 eurų. Bet reikia įrodymų – sąskaitos, čekiai. Jei siunčiate kažką be aiškios vertės – sudėtingiau. Todėl visada rekomenduoju deklaruoti realią vertę ir turėti bent kažkokį dokumentą.

Apribojimai – draudžiami daiktai išsiuntimas

26. Ko negalima siųsti į Olandiją?

Ginklai, narkotikai, sprogstamos medžiagos – aišku. Bet yra ir mažiau akivaizdžių dalykų – gyvūnai be leidimų, augalai su šaknimis, dideli kiekiai alkoholio ar tabako, padirbtos prekės. Sąrašą galima rasti muitinės tinklalapyje, bet jei abejojate – klauskite mūsų. Geriau paklausti prieš, nei vėliau aiškintis.

Išvada

Išsiuntimas į Olandiją – kasdieninis procesas, kurį mes išmanome gerai. Bet tai nereiškia, kad galime daryti viską automatiškai. Kiekviena siunta reikalauja dėmesio – nuo pakavimo iki dokumentų. Jei ruošiatės siųsti pirmą kartą, skambinkite – padėsime suprasti, ko reikia. Jei siunčiate reguliariai – kalbamės apie sąlygas. Svarbiausia – pradėti nuo aiškios informacijos. Visa kita – mūsų rūpestis.